Einfach Machen!
How-to: Projekte konzipieren / organisieren / veranstalten
Ob am Kneipentisch, im Büro oder im Unikurs: Der Moment, in dem eine Idee entsteht, ist unvergleichlich. Die Motivation scheint anfangs keine Grenzen zu kennen, wenn eine Veranstaltungsidee entsteht. Doch während die „Einfach machen“-Mentalität am Anfang vorherrscht, folgen meist Fragezeichen. Wie veranstaltet man eigentlich? Diese Seite bietet Info und Antworten zur Organisation eines Musikprojektes. Wir glauben: (Fast) jede Idee ist realisierbar. Einfach machen!
Los geht's!
- mit ein paar einfachen Fragen:
Was und warum?
- von der Idee zum Konzept
Am Anfang steht die Idee – ob als vage Vision oder ausgefeilter Ablaufplan. Macht euch bewusst, was ihr veranstalten wollt und warum. Niedersachsen bietet bereits eine Fülle von Veranstaltungen, was nicht bedeutet, dass es keinen Bedarf mehr für neue Konzepte gibt. Im Gegenteil: Seht diese Vielfalt als Anreiz, die Besonderheiten eurer eigenen Idee herauszuarbeiten – und das am besten in einem Text von max. 1.000 Zeichen.
Besonders wichtig: Mitschreiben! Denn sobald es in die nähere Planung geht, sind diese ersten Gedanken als Orientierung goldwert – übrigens auch für potenzielle Förderer:innen und Sponsorings.
Noch keine konkrete Idee? HIER helfen folgende Fragen (bitte aufklappen)
- Welche Idee liegt der geplanten Veranstaltung zugrunde?
- Was unterscheidet das geplante Veranstaltungskonzept von anderen?
- Was macht die Idee innovativ und relevant für die Region und ihre Menschen?
- Welche Veranstaltungen gefallen euch selbst und warum?
- Wie soll die Veranstaltung nicht sein?
Zum Bespiel: „Wir möchten keine Veranstaltung sein, an der man nur mit einem bestimmten Dresscode willkommen ist.“
Tauscht euch im Team, mit Kolleg:innen oder Freund:innen aus – so entsteht eine konkrete Vision, die auch als Grundlage für den späteren Projektplan dient.
Wer?
- nicht ohne das Team
Die meisten Ideen entstehen in der Gruppe: Ob Freundeskreis, Kommiliton*innen oder Fans der gleichen Musikrichtung. Wer sich zusammenschließt, um gemeinsam ein Projekt zu starten, sollte sich daher fragen:
- Wer ist Teil des Teams?
- Welche zeitlichen Ressourcen bringt jedes (potenzielle) Teammitglied mit?
- Welche Talente, Fähigkeiten und Kenntnisse haben die Beteiligten?
- Welche Kompetenzen liegen nicht im Team und müssen gegebenenfalls von außen „eingekauft“ werden?
- Integriert das Team verschiedene Perspektiven und kann so Fragen der Inklusion marginalisierter Gruppen berücksichtigen?
- In welcher Form (z. B. UG, GbR, GmbH) wird sich organisiert? Ist ein gemeinnütziger Verein oder eher eine gewinnorientierte Firma geplant – oder bleibt es bei einem unkomplizierten Projekt im Privaten?
- Welche externe Akteur*innen kommen ins Spiel? Dienstleistende, Spielstättenbetreiber*innen, die Kommune oder das nächstgelegene Restaurant?
- Welche Netzwerke bestehen schon und wie kann man von ihnen profitieren? Welche Kontakte können noch geknüpft werden?
- Können Teammitglieder auf ihrem Weg, zum Beispiel durch Mentoring-Programme, speziell gefördert werden?
- Welche Kommunikationswege werden untereinander genutzt? Wer ist wie erreichbar und wo werden Daten gesammelt?
Wer macht eigentlich was? Hier einen Überblick verschaffen! (bitte aufklappen)
Klar definierte Aufgabengebiete und Zuständigkeiten sind während des Projektverlaufes eine wichtige Grundlage. Setzt euch daher zusammen und schreibt 5 Minuten lang – jede:r für sich – auf: Wie viel Zeit möchte ich in das Projekt stecken? Was erwarte ich mir? Was kann ich? Und was möchte ich machen? Achtung: Das ist nicht immer dasselbe.
Die Ergebnisse werden dann professionell aufbereitet. Gerade externe Instanzen wie Geldgeber:innen möchten sehen, welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Kontakte im Team bestehen. Das schafft Vertrauen!
Ein Antrag muss klar darstellen, wer mit welcher Ausbildung und in welcher Funktion an dem Projekt beteiligt ist. Dazu gehören neben dem Musikprogramm (mit den Besetzungen) auch die einzelnen Biographien. Gut nachvollziehbar sollte das auch im Kostenplan mit den Probe- und den Auftrittshonoraren sein.
Dr. Gesa Schönermark (Stiftung Niedersachsen)
Für wen?
- alles für das Publikum
Die Gen Z auf Facebook kontaktieren? Überzeugte Ü-50-Jazzfans mit
einem TikTok begeistern? Ein avantgardistisch-cleanes Plakat für ein
Metalkonzert? Hohe Ticketpreise für ein Publikum, das größtenteils aus
Studis besteht? Lieber nicht.
Im Bestfall wird eure Veranstaltung besucht – und das nicht zu knapp. Dafür ist es wichtig zu wissen, für wen das Projekt interessant ist. Macht euch ein Bild eurer gewünschten Zielgruppe: Durch Marktforschung
und eine Konkurrenzanalyse. Das klingt härter, als es ist: Eine Konkurrenzanalyse kann auch bedeuten, dass ihr Veranstaltungen besucht, die eurem künftigen Wunschevent ähneln. Beobachtet: Wer ist hier zu Gast? Und wie wird das Publikum im Vorfeld und vor Ort angesprochen? Zur Beschreibung der eigenen Zielgruppe hilft es, konkret zu werden: Neben Eckdaten wie Alter oder Bildungsstand können auch konkrete Hobbys und Verhaltensweisen imaginiert werden.
Apropos Ansprache: Nur, wer seine Zielgruppe kennt, kann sie auch effektiv ansprechen. Ein klares Bild des gewünschten Publikums hilft, eine für sie ansprechende Gestaltung zu kreieren, passende Kommunikationskanäle zu finden und den richtigen Ton zu treffen.
Mich kriegt man vor allem mit einem spannenden Titel, interessantem Plakat oder generell über die Social Media-Wege. Ein paar Einblicke ins Konzept machen mich neugierig darauf, wie das große Ganze aussieht.
Malte Busch (Konzertbesucher)
Wo?
- der Ort macht die Musik
Outdoor-Gelände, Konzertsaal, Eckkneipe: Der richtige Ort für Ihre Veranstaltung wartet irgendwo da draußen. Wichtig für die Auswahl ist die Kapazität der Spielstätte, ihre Anbindung, Fragen der inklusiven Barrierereduktion sowie die Kosten und Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes. Eine praktische Übersicht niedersächsischer Spielstätten für die Veranstaltung von diversen Musikveranstaltungen findet ihr hier.
Übrigens: Eure Veranstaltung muss nicht unbedingt in der Stadt stattfinden! Mehr Informationen zu Kultur im ländlichen Raum sind hier zu finden.
Wann?
- das richtige Datum finden
Grundsätzlich gilt bei der Terminfindung: Auch kleine Veranstaltungsformate wie Konzerte oder Partys brauchen genügend Vorlaufzeit für die Organisation und Bewerbung. Festivals und mehrtätige Veranstaltungen sind besonders arbeitsintensiv – Festivalteams fangen beispielsweise kurz nach dem Abbau an, auf das neue Jahr zu blicken.
Außerdem wichtig: Welche Veranstaltungen finden parallel in der Region statt? Dass Konkurrenz das Geschäft belebt, gilt nämlich nicht für zwei Veranstaltungen mit ähnlicher Ausrichtung am gleichen Wochenende. Für Festivals ist unsere Festivalkarte ein guter Anlaufpunkt.
Wie?
- die konkrete Planung beginnt
Das „Wie“ einer Veranstaltung ist wohl der umfangreichste Prozesspart: Vom groben Projektplan samt seiner Meilensteine bis hin zu detaillierten Schichtplänen arbeitet ihr das Vorgehen immer weiter aus. Der Projektplan ist dabei dynamisch und wird fortwährend angepasst.
Neben strategischen Überlegungen geht es hier auch um die „Hard Facts“:
- sanitäre Anlagen
- Getränkeversorgung
- Behördenprüfung
- Reinigung
- Sicherheits- und Sanitätspersonal
- Ticketing
- technische Infrastruktur, z. B. Bühnenbau
Parallel dazu entsteht ein Marketingkonzept, das analoge und digitale Werbemaßnahmen beinhalten kann. Ein wiedererkennbares Design über verschiedene Kanäle hinweg ist hierfür genauso wichtig wie eine informative Textbegleitung, beispielsweise auf einer Homepage, in Programmheften sowie vor Ort.
Ein weiterer Baustein eines zeitgemäßen Veranstaltungskonzeptes sind Überlegungen zur Nachhaltigkeit der Veranstaltung. Diese dürfen frühzeitig und ganzheitlich in die Planung einfließen. Material und Informationen dazu sind hier zu finden. Auch die Beschäftigung mit Awareness-Konzepten ist ein wichtiger Baustein.
Mehr Infos zu Awareness-Arbeit (bitte aufklappen)
Veranstaltungen sind im Bestfall sogenannte „Safer Spaces“. Das bedeutet, dass sie allen Menschen eine möglichst sichere, positive Erfahrung offerieren. Awareness-Arbeit zielt darauf ab, diese diskriminierungsfreien Räume zu erschaffen. Dies gelingt über ein theoretisches Konzept sowie Personen vor Ort, die es umsetzen. Ein Awareness-Team besteht aus Ansprechpartner:innen vor Ort und kann kontaktiert werden, wenn Menschen sich unwohl fühlen. Neben Diskriminierung oder übergriffigem Verhalten kann z. B. auch der Rauschmittelkonsum Grund für das Unwohlsein sein. Awareness-Arbeit unterstützt Betroffene, ersetzt aber keine psychologische Betreuung.
Wenn ich ein Projekt plane, hilft es mir zunächst die Arbeitsbereiche aufzuteilen, beispielsweise Technik, Booking, Öffentlichkeitsarbeit, etc. Danach plane ich für die Bereiche einzeln was zu tun ist und wer die Aufgaben übernimmt. Transparente Teamarbeit ist gerade bei größeren Projekten essenziell. Für die Details einer Veranstaltung gehe ich gedanklich in unterschiedlichen Rollen über das Gelände. Als Gast, als Gastro-Personal, als Bühnenmanagerin, als Technikerin. So fällt mir schnell auf, wo Schwachstellen in der Planung sein könnten und ob wir was vergessen haben.
Anna Suzuki (Musikbüro Osnabrück)
Wieviel kostet das Projekt und woher kommt das Geld?
- finanzielle Überlegungen
In Bezug auf das liebe Geld gibt es zwei Perspektiven, die betrachtet werden wollen: Auf der einen Seite gibt es den internen Kostenplan samt aller anfallenden Kosten und Ausgaben sowie einen Finanzierungsplan, der neben Förderungen auch Eigenkapital, Sponsorings und Spenden beinhalten kann.
Das Land Niedersachsen und seine Akteur:innen bieten mannigfaltige Fördermöglichkeiten für Kulturveranstaltungen. Eine umfangreiche Liste der verschiedenen Institutionen findet ihr im Musikland Förder-Atlas. Auch der Verkauf von Merchandise kann eine Einnahmequelle sein. Ferner ist auch die Absicherung des eigenen Projekts durch entsprechende Versicherungen wichtig.
Auf der anderen Seite gilt es, den Preis der Veranstaltung festzulegen:
Soll die Veranstaltung kostenfrei oder gegen Eintritt stattfinden? Wenn
es einen Ticketverkauf geben soll, müssen (gestaffelte) Ticketpreise
festgelegt werden und ggf. Gruppen mit geringeren finanziellen
Ressourcen im Sinne einer ökonomischen Barriere„freiheit“ in die Überlegungen einfließen. Ferner stellt sich bei größeren Veranstaltungen wie Festivals auch die Frage nach dem Ticketing, das im Vorfeld online und/oder offline vonstattengeht.
Das klingt kompliziert?
Nicht mit unserem Beispiel-Kostenfinanzierungsplan:
Einfach machen: Lasst uns den Weg gemeinsam gehen!
Von der ersten Idee bis zur gut besuchten Veranstaltung mag der Weg zwar lang sein – bestreitbar ist er aber allemal! Einige Pflastersteine auf dem Weg bilden die vielfältigen Ressourcen, die das Musikland Niedersachsen zu verschiedenen Themen zusammengestellt hat. Außerdem hilft das Team des Musiklands Niedersachsen und sein Netzwerk bei offenen Fragen jederzeit weiter. Kontaktiert uns einfach!
Fragen & Antworten
| T | +49 511 64279204 |
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Die Landesmusikakademie und Musikland Niedersachsen gGmbH ist eine Gesellschaft des Landesmusikrats Niedersachsen e.V. in Kooperation mit dem Land Niedersachsen, der Stiftung Niedersachsen und der Niedersächsischen Sparkassenstiftung.
